As micro e pequenas empresas prestadoras de serviços optantes pelo Simples Nacional terão de emitir a Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) exclusivamente pelo Emissor Nacional a partir deste domingo (1º). Com a mudança, os negócios deixarão de utilizar os sistemas próprios das prefeituras e passarão a adotar a plataforma unificada do governo federal.

A medida busca padronizar a emissão de documentos fiscais em todo o território nacional. Entretanto, a transição exige atenção dos empreendedores. Será necessário conferir cadastros, revisar o enquadramento dos serviços e verificar os sistemas de gestão utilizados pelas empresas.

Segundo Charles Gularte, sócio responsável pela área de contabilidade e relações institucionais da Contabilizei, a mudança não terá caráter facultativo.

“Não será mais uma opção”, afirma.

A partir de novembro, as empresas poderão emitir as notas por três caminhos: portal nacional, aplicativo ou sistema integrado à plataforma.

Quem precisa usar o Emissor Nacional

A mudança não atinge todos os contribuintes. Independentemente do município, a obrigatoriedade vale para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) que optaram pelo Simples Nacional e prestam serviços sujeitos ao Imposto sobre Serviços (ISS).

Já os microempreendedores individuais (MEIs) não precisam fazer nenhuma alteração. Afinal, essa categoria utiliza o Emissor Nacional desde setembro de 2023.

Além disso, empresas enquadradas nos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real não entram automaticamente na nova regra de novembro.

O mesmo vale para negócios que comercializam exclusivamente mercadorias. Nesses casos, as empresas emitem a Nota Fiscal eletrônica (NF-e), e não a NFS-e.

Como emitir notas na nova plataforma

O primeiro passo consiste em acessar o Emissor Nacional com uma conta Gov.br ou certificado digital. Depois, o empreendedor precisa conferir os dados cadastrais e validar as informações do perfil utilizado para emitir as notas.

Também é importante verificar a situação da inscrição municipal. Segundo Gularte, o cadastro precisa estar ativo e regular.

O contador Matheus Lopes recomenda antecipar esse procedimento para evitar problemas quando a obrigatoriedade começar.

“O ideal é acessar a plataforma antes do prazo, validar o cadastro e, quando disponível, realizar testes de emissão ou integração”, afirma.

Além disso, o empreendedor deve atualizar os dados dos principais clientes e cadastrar previamente os serviços que costuma prestar. Dessa maneira, eventuais pendências podem ser resolvidas antes da emissão das notas.

Sistemas das prefeituras e integração com ERPs

Com a mudança, as empresas abrangidas pela regra deverão gerar suas NFS-e pelo Emissor Nacional. A plataforma oferece acesso pelo site e por aplicativo para celulares Android e iOS.

No entanto, isso não significa que o empreendedor precisará preencher cada nota manualmente no portal.

Empresas que utilizam softwares de gestão empresarial (ERP) poderão manter essas ferramentas, desde que elas estejam integradas ao padrão nacional. Por isso, Gularte recomenda consultar o fornecedor do sistema para confirmar a adequação às novas exigências.

O especialista também alerta que as antigas conexões com os sistemas municipais podem deixar de funcionar em novembro.

Esse cuidado é ainda mais importante para empresas que emitem muitas notas diariamente. Afinal, uma falha na integração pode interromper o faturamento e atrasar cobranças e recebimentos.

Quais campos da nota fiscal exigem atenção

A nova plataforma manterá informações como identificação do prestador e do contratante, descrição do serviço e valor da operação.

Entretanto, a padronização exige atenção especial ao preenchimento das classificações e dos dados tributários.

Entre os principais campos que o empreendedor precisa conferir estão:

• Código de tributação nacional;
• Nomenclatura Brasileira de Serviços (NBS);
• Município de incidência do ISS;
• Regime tributário;
• Eventuais retenções do imposto.

Nesse processo, o empreendedor precisa verificar se o cadastro corresponde ao serviço efetivamente prestado. Além disso, deve conferir se os códigos e as classificações estão corretos.

Matheus Lopes alerta para os riscos de erros nessa etapa.

“Uma classificação incorreta pode provocar problemas na emissão, na tributação e no cruzamento de informações fiscais”, afirma.

Portanto, a recomendação é consultar o contador antes de começar a utilizar a plataforma.

Mudança altera o cálculo dos impostos?

A adoção do Emissor Nacional não modifica, por si só, a forma de calcular ou recolher os tributos do Simples Nacional.

A apuração mensal continuará pelo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional, Declaratório (PGDAS-D). Da mesma forma, o recolhimento seguirá pela guia única, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que já inclui o ISS.

A principal novidade está na centralização das informações fiscais. Com as notas reunidas em uma base nacional, os órgãos responsáveis poderão comparar os documentos emitidos com as receitas declaradas pelas empresas com mais facilidade.

“Divergências entre notas e receitas declaradas tendem a ser identificadas com mais facilidade”, afirma Gularte.

Por isso, os empreendedores devem conferir mensalmente se os valores das notas fiscais correspondem às informações declaradas no PGDAS-D.

Quais são os riscos de não fazer a migração?

O principal risco imediato é a impossibilidade de emitir notas fiscais. Como consequência, a empresa pode enfrentar atrasos nas cobranças e nos recebimentos pelos serviços prestados.

Além disso, os especialistas alertam que não haverá um período de funcionamento simultâneo entre o Emissor Nacional e os sistemas antigos das prefeituras.

Para empresas que utilizam integrações, a plataforma oferece um ambiente de homologação para testes técnicos. Caso ocorra alguma instabilidade, Gularte recomenda registrar o problema com capturas de tela, incluindo data e horário.

Também é importante acompanhar os comunicados oficiais e informar o contador sobre qualquer dificuldade.

Na avaliação de Lopes, a transição vai além da troca de um sistema de emissão. Ela envolve ajustes fiscais e tecnológicos na rotina das empresas.

Assim, para evitar interrupções, os empreendedores devem antecipar algumas medidas: conferir os acessos, atualizar os cadastros, revisar a classificação dos serviços e testar as integrações antes do início da obrigatoriedade.

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